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仕事の効率アップ

書類をさがす時間を短縮する

 書類やものをさがす時間は、意外に多いです。
「改善したいから設計図が欲しい」「4月のA製品の不良率が知りたい」「今日の会議の内容はなんだっけ?」等など。日々何かしらの書類をさがして、上司に渡したり、自分で確認する時間があります。
書類探しに丸1日かかったなんて、シャレになりません。

逆に、先輩に仕事上で必要な資料をもらいに行くことがありますが、突然もらいに行っても資料がパッと出てくる人は「できる人だな」と感じます。日頃からムダな作業をしていないのがわかります。

仕事ができない人は、その人机を見ればわかります。机の上に書類が散乱したり、引き出しの中はカオス状態です。資料をもらいにいっても、すぐに出てこないから、「後でさがしておくよ」とその場は逃れ、しまいには忘れられてしまいます。
ひどい時には、あるはずなのに、「資料はない」と言われ、とても困ることになります。その人に対する評価は急落ですよね。


書類をさがす時間を短縮するための基本は4Sです。
以下の言葉の頭文字(ローマ字)を取って、4Sと言います。
 整理:いらないものは捨てる
 整頓:ものの置き場を決める。3定(定位置に、定品を、定量置く)ならなおいい。
 清掃:掃き清める
 清潔:すっきりした仕事場を維持する

何を持って、いらないものとするかの判断基準がないと、どんどん書類が貯まっていき収拾がつかなくなります。
さにおの判断基準は半年間見なかった書類は廃棄するです。

半年間見なかった書類をどう判断するか?その手順を紹介します(この方法は、押し出しファイリングといって、「超」整理法に詳細があります)。
(1)廃封筒の中に、最小単位の資料を入れる。
(2)廃封筒に、日付と資料名を書いて、キャビネットの左側から順に入れていく。
(3)すると、必ずキャビネットの左側には最新の書類が並び、右側には古い書類が並びます。
(4)半年周期に見直して、右側から捨てていきます。

ポイント
廃封筒は上側を1/4切っておくと、中に何が入っているのか見やすいです。
最小単位の書類とは、これ以上分類したら、何だかわからなくなる単位ということです。
必ず封筒に入れることを推奨するものではありません。何回も繰り返し見る技術データや、設計図は見ないからといって捨ててはいません。きちんとファイリングしています。
すぐに実践してみることです。今キャビネットの中にある古い書類を整理しなくてもいいです。これをやり始めると時間がかかります。明日からの新しい書類を整理することです。新しい書類こそ整理する価値があります。


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年収アップ

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 1-3.仕事の効率アップ 書類をさがす時間を短縮する
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