|
トップ（ｅサイドビジネス） > 年収アップ > 仕事ができる人とは
仕事の効率アップ
書類をさがす時間を短縮する
書類やものをさがす時間は、意外に多いです。
「改善したいから設計図が欲しい」「４月のＡ製品の不良率が知りたい」「今日の会議の内容はなんだっけ？」等など。日々何かしらの書類をさがして、上司に渡したり、自分で確認する時間があります。
書類探しに丸１日かかったなんて、シャレになりません。
逆に、先輩に仕事上で必要な資料をもらいに行くことがありますが、突然もらいに行っても資料がパッと出てくる人は「できる人だな」と感じます。日頃からムダな作業をしていないのがわかります。
仕事ができない人は、その人机を見ればわかります。机の上に書類が散乱したり、引き出しの中はカオス状態です。資料をもらいにいっても、すぐに出てこないから、「後でさがしておくよ」とその場は逃れ、しまいには忘れられてしまいます。
ひどい時には、あるはずなのに、「資料はない」と言われ、とても困ることになります。その人に対する評価は急落ですよね。
書類をさがす時間を短縮するための基本は４Ｓです。
以下の言葉の頭文字（ローマ字）を取って、４Ｓと言います。
整理：いらないものは捨てる
整頓：ものの置き場を決める。３定（定位置に、定品を、定量置く）ならなおいい。
清掃：掃き清める
清潔：すっきりした仕事場を維持する
何を持って、いらないものとするかの判断基準がないと、どんどん書類が貯まっていき収拾がつかなくなります。
さにおの判断基準は半年間見なかった書類は廃棄するです。
半年間見なかった書類をどう判断するか？その手順を紹介します（この方法は、押し出しファイリングといって、「超」整理法に詳細があります）。
（１）廃封筒の中に、最小単位の資料を入れる。
（２）廃封筒に、日付と資料名を書いて、キャビネットの左側から順に入れていく。
（３）すると、必ずキャビネットの左側には最新の書類が並び、右側には古い書類が並びます。
（４）半年周期に見直して、右側から捨てていきます。
ポイント
廃封筒は上側を1/4切っておくと、中に何が入っているのか見やすいです。
最小単位の書類とは、これ以上分類したら、何だかわからなくなる単位ということです。
必ず封筒に入れることを推奨するものではありません。何回も繰り返し見る技術データや、設計図は見ないからといって捨ててはいません。きちんとファイリングしています。
すぐに実践してみることです。今キャビネットの中にある古い書類を整理しなくてもいいです。これをやり始めると時間がかかります。明日からの新しい書類を整理することです。新しい書類こそ整理する価値があります。
スポンサードリンク
進む：速読で情報力アップ│目次：資産１億円ＰＪ│戻る：できる人から学ぶ
|
