続「超」整理法・時間編
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続「超」整理法・時間編

おすすめの本

野口悠紀雄 中央公論社 780円 1995/1/25初版


感想 4点(5点満点中)
読書期間:2004/3/23〜3/31
「時間を目に見える形にする技術」
 社会人になって中堅ともなると、複数の仕事を同時に抱えて忙しくなります。もう少し時間を有効に使えないか、管理できないかと考えて、本書を読みました。
 この本を読んで得たことは大きく2つあります。1つはタイムマネジメントを体系化したこと。もう1つは、時間を「目に見える」形とするためのツールとして、超整理手帳を提唱したことです。
 実際、目に見える形にするというのは、抽象的で案外難しいことです。例えば、工場での作業を目に見える形にすることは、生産性の改善において重要視されていますが、なかなかできません。
 超整理手帳はとてもおすすめです。複数の仕事を同時進行させるときに、自分の持ち時間をどう配分するか、一発で目に見える形にできます。ただし、毎日決まりきった仕事や、1週間のスケジューリングで十分な人には利用価値がありません。
 本書の考え方と、超整理手帳の利用によって、デーマネジメントが実現できました(タイムマネジメントのレベルではありませんが)。さらに締切時間が設定されるので、仕事に集中度が違ってきます。忙しい人こそ、時間を割いて読むべき本です。


要旨
序章 時間との戦い
タイムマネジメント(時間管理)
 スケジューリング(持ち時間に仕事を割り切る)
  事前の予定をどのようにたてるか
  実際にどのように仕事を進めるか
 時間節約(無駄な時間をなくす)
  連絡に関連する時間
  書類探しに要する時間
 時間増大(使える時間を増やす)
  他人の時間を分けてもらう
  他人に時間を盗まれない
  すきま時間の有効活用

第1章 時間を見る技術
スケジューリングの基本は、自分の持ち時間となすべき仕事を「目に見える」形で把握することである。
三種の神器
 @一覧スケジュール表で時間を「見る」
  「超」整理手帳が便利
 ATO-DOボード:仕事上の案件を、1件ごとにポストイットに書き出す
 Bすぐやるメモ:一日の仕事を見る
十年計画表で人生の持ち時間を見る

第2章 スケジューリング技術
仕事の進め方五原則
 1)中断しない時間帯を確保する。スケジューリングの目的はここにある。
 2)現場主義と応急措置:仕事は、発生したその場で片付ける。
 3)拙速を旨とせよ:他人がわかるレベルまで仕上げる。とりあえず着手することが大切。
 4)ときには寝かす:仕事がある段階まで進んだら、一度離れる(寝かす)。
   潜在意識のレベルで思考が継続し、いいアイデアが出る。
 5)不確実なことを先にやる:所要時間が不確実な案件ほど先に処理する。
中断せずに仕上げで拙速原理を適用する

スケジューリングの立て方のヒント
 1)日誌で未来を予測する:去年の業務日報を利用して作業計画を立てる。
 2)他人との約束などによって、自分で期限を切る
 3)関係者に自分のスケジュールを知らせる
 4)ダブルブッキングを防ぐために、スケジュール表を1つに限定する

第3章 連絡時間の無駄をなくす技術
電話は問題点が多いため、FAXの活用で問題を解決する

第4章 組織内コミュニケーション革命
連絡は口頭から文書へ切り替えることによって、効率的なタイムマネジメントを実現できる。

第5章 押出しファイリングと時間管理
情報はフローだ。ストックではない。新しい情報から押出しファイリングをする。とにかく始めること。
超整理法の基本原理は、ポケット1つの原則と時間順原則。
詳細は「超」整理法の要旨を読んでください。

第6章 時間を増やす技術
時間は買える。
自分の仕事時間に換算して1時間買うために必要なコストと自分の時給を比較する。
自分の時給より安ければ、時間を買うことが有利となる。
教えてもらう、メモを書いてもらうなどの方法で、人の時間を分けてもらうこともできる。
通勤時間、待ち時間などのすきま時間の活用は、馬鹿にならない。

第7章 人間の認知・記憶能力とタイムマネジメント
マジカルナンバーセブン。人間が一瞬のうちに識別できる対象は7個程度出しかない。1週間を超える期間のスケジューリングが難しいのはこのためである。
環境条件が大きく変化する場合には、専門家にならず、つぶしのきくジェネラリストでいる方がいい。
アイデアの逃げ足は非常に速い。メモ魔になることが必要。

終章 他人の時間を大事にしよう
以上

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