「超」整理法

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「超」整理法

おすすめの本

野口悠紀雄著 中央公論社 699円 1993/11初版


感想 4点(5点満点中)
読書期間:2001/10/15〜/11/1
「ビジネスの基本」
身の回りにこういう人がいませんか?
机の上に書類が山積みの人。資料をもらいにいくと、見つけ出すまでにすごく時間のかかる人。書類がたくさんきれいに分類されている人。こういう人には本書をぜひ読んで頂きたいです。
情報の分類は時間や手間がかかる割には、保存した資料を使わないので、分類はムダであると筆者は述べています。ひとまとまりになるものを封筒に入れ、到着順に左から本棚に並べる。使用したものは左端に戻す。という時間軸検索の方法を提唱しています。
私もこの方法をさっそく取りいれましたが、効果バツグンです。書類を整理して、いかに早く取出せるかというのは、仕事をする上で基礎的なことだと思います。この整理法をマスターしている人といない人では仕事の能率に大きな差が出るでしょう。新社会人にはぜひ読んで欲しい本です。


要旨
情報の分類は不可能
・どの項目に入れるか(こうもり問題)
・分類できないものが膨れ上がる(その他問題)
情報の分類は危険
・誤った項目に入れる(誤入問題)
・項目を細分化するときの書類の処置(分店時の在庫引継ぎ問題)
・項目名などを忘れる(君の名はシンドローム)
情報の分類がムダである理由
・時間や手間がかかる割には、保存した資料を使わない

紙と戦う「超」整理法
押し出しファイリング
・書類や資料は内容で分類せず、ひたすら時間順に並べる。
・ひとまとまりになるものを封筒に入れ、到着順に左から本棚に並べる。使用したものは左端に戻す。
ポケット一つの原則
・人間の記憶は場所については弱い。だから、内容に応じて置き場所を区分すると、見つからなくなる。・押出し方式では、すべての書類を一つのポケットに入れる。
時間軸検索
・使用する書類の大部分は、最近使ったものの再使用である。
・人間の記憶は時間順に関しては強い。
平均アクセスタイム
・通常の整理法では活性ファイルが「家なき子ファイル」や「家出ファイル」になってしまう。押出し法ではこれらを正当にワーキングファイルとして扱う。このため。平均アクセスタイムが短縮される。
まず収納し、あとから秩序をつくる。
名刺
・名刺情報の有効期限は、平均一年半程度でしかない。だから、名刺でデータベースをつくろうとする試みはムダである。ひたすら時間順に並べ、一定期間経過後にコピーを取る。

整理法の一般理論
情報整理の基本形
・図書館方式:内容分類によって置き場所を買える
・百科事典方式:タイトルの五十音順に並べる
・検索簿方式:実物は到着順に起き、別途検索簿を作る
・「超」整理法:時間順に並べる
ランダムアクセス(目的物に直行できる方式)をたらない時間軸検索は一見して、他の方式より検索スピードが遅いように見える。しかし、簡単にできるか、事故に強いか、捨てる判断は容易かなどの基準を同時に考慮する必要がある。専門の担当者がいる場合には、検索簿方式が最も優れている。そうでない場合の個人用情報システムとしては、多くの場合に超整理法が最も優れている。

アイデア製造システム
「取っ掛かり」段階
・知的な人々がいれば,理想的なインキュベイターになる。
・もっとも難しいのは「仕事を始める」ことだ。パソコンの柔軟な編集機能の助けでこのバリアを突破する。
・仕事について「現役」(いつも考えている)になっていれば、いつかは完成する。
「ゆさぶり」段階
・自分自身との対話が必要
・読んでもらったり,本と対話することも重要。
自分自身のメモ
・持ち歩き端末:あとの処理は最も簡単だが、入力スピードは遅い。
・紙のメモ:「超」整理法の原則に従い、カードをやめてノートに時間順にびっしり書く。
・録音メモ:考えを中断されないので、きわめて強力。
以上

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